- To jest gigantyczna przeprowadzka, największa w historii naszego urzędu. Nikt jeszcze nie przenosił na raz tylu urzędników i tylu dokumentów, w tym całej dokumentacji Urzędu Stanu Cywilnego. To najważniejsze archiwum miejskie, zawierające dane naszych mieszkańców przechowywane przez kilkadziesiąt lat, a nawet dłużej - mówi nam Grzegorz Marcjasz, sekretarz urzędu miasta Opola.
Nie mniej istotne są przenoszone równocześnie podręczne archiwa miejskie. Do Centrum Usług Publicznych przeniesie się bowiem także Wydział Spraw Obywatelskich, a wraz z nim - potężne archiwum związane na przykład z dowodami osobistymi, prawami jazdy itp. - Z moich obliczeń wynika, że to ponad 20 tysięcy metrów bieżących akt. Będą pakowane według określonych procedur. A w przyszłym tygodniu - w przygotowanych na archiwa pomieszczeniach w CUP - rozpocznie się montowanie regałów samojezdnych na specjalnych szynach - zapowiada Marcjasz.
Poza Wydziałem Spraw Obywatelskich i Urzędem Stanu Cywilnego do nowego budynku przy ul. Pileckiego przeniosą się też m.in Miejski Zarząd Lokali Komunalnych, Miejskie Centrum Świadczeń, Wydział Lokalowy, Miejski Zarząd Dróg, biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów i Wydział Zarządzania Kryzysowego wraz z monitoringiem miejskim, znajdującym się aktualnie w siedzibie Straży Miejskiej.
W nowym budynku pracować będzie blisko 300 miejskich urzędników. Wyzwań związanych z infrastrukturą teletechniczną jest więc dużo więcej. - Około 300 komputerów i monitorów trzeba będzie skonfigurować w taki sposób, by każdy miał dostęp do zasobów sieciowych, do odpowiednich systemów, urządzeń wielofunkcyjnych czy skanerów - wylicza miejski sekretarz. Pomieszczeń biurowych jest około 150, więc montaż mebli też może potrwać tygodnie.
- Największym wyzwaniem będzie przeniesienie Urzędu Stanu Cywilnego i Wydziału Spraw Obywatelskich, żeby zachować ciągłość usług. Ludzie mają prawo przychodzić po odpisy aktów stanu cywilnego czy składać wnioski o dowody osobiste. A do tego oba wydziały pracują także na systemach zewnętrznych: Źródło i CEPiK. To systemy nadzorowane nie przez naszych informatyków, ale przez ministerstwo, więc musieliśmy wystąpić o zgody na świadczenie tych usług w innym miejscu. To kwestie związane z bezpieczeństwem - dodaje nasz rozmówca.
Wielka sala obsługi
Dla mieszkańców Opola dużą zmianą będzie nie tylko nowa lokalizacja miejskich jednostek, ale także możliwość załatwienia wielu spraw praktycznie w jednym pomieszczeniu. - Całość obsługi ma się odbywać w sali na parterze. Tam znajdą się stanowiska dla osób, które będą chciały złożyć wniosek o dowód osobisty czy prawo jazdy, załatwić sprawy bieżące w USC czy starać się o różne świadczenia - mówi nam Adam Leszczyński, rzecznik prasowy urzędu miasta Opola. Na miejscu klientów przyjmować będzie około 50 urzędników ze wszystkich wydziałów. Przygotowana jest też identyfikacja graficzna, która ułatwi poruszanie się po budynku osobom chcącym udać się na wyższe piętra.
Według założeń urząd miasta zacznie działać w nowej lokalizacji w kwietniu. Ale - jak przyznaje rzecznik ratusza - priorytetem nie jest czas, lecz to, by po przenosinach wszystko od razu działało jak należy.
- Optymistyczny scenariusz zakłada, że ciągłość obsługi zostanie zachowana, by mieszkańców w jak najmniejszym stopniu dotknęły zmiany związane z funkcjonowaniem urzędu i z przeprowadzką. Zatem dajemy sobie czas, by wszystko było na tip-top. Takiego przedsięwzięcia w historii urzędu miasta Opola jeszcze nie było. Trzeba to zrobić w taki sposób, żeby nie było jak w Alternatywach 4 - że szafa sąsiada trafiła do nas - uśmiecha się Leszczyński.
